Uno de los aspectos que pueden resultar más tediosos a la hora de enviar mercancías a otros países o continentes, son los relativos a la gestión aduanera. Los trámites burocráticos y el papeleo que conlleva no son aptos para todo el mundo. Sin embargo, nuestros amigos de Star Cargo, profesionales del sector del transporte de mercancía, nos han contado como la tecnología informática, contribuye de forma muy eficaz, a toda esa gestión.
Cualquier tipo de acción que conlleve el transporte de mercancías con fines comerciales, requiere de la aportación de los documentos aduaneros. Los trámites necesarios en el caso de mover esas mercancías fuera de la Unión Europea. Es algo imprescindible si se quieren evitar problemas con Hacienda.
Conocer detalladamente los trámites concretos que hay que realizar para poder pasar el control de aduanas sin problemas, es fundamental. Así pues, los trámites aduaneros, son todos los aquellos requisitos referentes, tanto a la burocracia como a la gestión, independientemente de que sean de carácter económico, financiero o administrativo. Esta documentación la exige la aduana cada vez que se pretenden importar o exportar mercancías.
El abanico de gestiones a realizar puede ser muy amplio debido a las diferentes mercancías que se pueden importar o exportar y sus distintas finalidades.
En función del tipo de mercancía, su procedencia o destino los requisitos pueden variar ostensiblemente. La complejidad de los trámites en función de los países como Marruecos, Argelia o Túnez, pueden afectar directamente en los tiempos de envío y recepción.
Las medidas de control sanitario, la seguridad o diversas políticas para proteger la economía del país, suelen ser las que más barreras ofrecen en el mercado de la importación y exportación. Las tasas arancelarias son los derechos de aduana que se aplican a la importación, esta tasa económica proporciona a las mercancías que produce el país, ventajas respecto a los precios de mercancías importadas y constituyen una buena fuente de ingresos para los gobiernos.
Documentación aduanera
La gestión de los impuestos que se lleva a cabo en los despachos de aduanas, garantiza o debe garantizar, que importadores o exportadores de mercancías con fines comerciales, cumplen con todos los requisitos que marca la ley en cuento a obligaciones fiscales.
Los principales documentos necesarios para efectuar el trámite son:
- El DUA (Documento Único Aduanero): este documento es único para toda lo Unión Europea.
- OEA (Operador Económico Europeo): este documento puede presentar una serie de beneficios fiscales y sirve como reconocimiento a efectos de empresa segura dentro del comercio internacional.
- Factura de importación o comercial que formaliza la operación.
- Factura del agente de aduanas que efectúa el servicio.
Gracias a los diferentes software de gestión de aduanas, todos estos documentos pueden tramitarse de forma digitalizada. Esto incide directamente en los tiempos de tramitación y los costes del proceso.
Dentro del mismo programa ya cuentas con los diferentes tipos de trámites necesarios para cada tipo de operación, algo que agiliza notablemente el papeleo. Es fundamental conocer las restricciones o ventajas que ofrece cada país, los impuestos con los que debes contar etc. El propio programa de gestión ya cuenta con esa información para ofrecértelo.
Funciones que ofrece la digitalización
De forma generalizada, los software para gestión aduanera, cuentan con un sistema completo de opciones de gestión.
Puedes operar de manera multiempresa, multidivisa o multiidioma. Cuentan con sistemas de seguridad de acceso a menús y procesos por usuario. Los niveles de seguridad de ejecución y procesos están muy presentes para que no pueda acceder cualquiera. Son versátiles y adaptables a cada empresa o usuario, además de parametrizables.
Ofrecen posibilidad de búsqueda múltiple y filtros dentro de cualquier campo que cuente con base de datos a la vez que pueden importarse o exportarse los mismos. En cada perfil de cliente puede adjuntarse la documentación a cualquier otro registro incluyendo el correo electrónico.
Se trata de programas intuitivos y completos que agilizan todos los procesos. Desde la gestión de los despachos hasta los depósitos aduaneros. Además que permiten la integración en programas que cuenten con bases de datos.
Crear bases de datos propias directamente en el ordenador, eliminando el papel y los consiguientes archivos a los que luego hay que acceder, simplifica el trabajo. Una vez tengas tú base de datos y tus clientes, solo hay que buscar su expediente en la base de datos. Ahí se encontrará la documentación que habrá que completar y aportar. Del mismo modo, hace una ficha de cliente será más fácil.
La gestión telemática de todos los trámites se realiza en el momento y sin necesidad de ir ventanilla por ventanilla para obtener los permisos o documentos correspondientes.
El control de las garantías y los pagos de aduanas pueden por igual, realizarse desde el mismo programa. Eso facilita crear una base de datos con los pagos pendientes o generar asientos de pago de forma automática.
La tecnología vuelve a facilitar de manera ostensible y eficaz las tareas laborales. En la cuestión de la importación y exportación de mercancías con fines comerciales, la implantación e integración de un buen software de gestión de aduanas, reduce costes de desplazamiento, de tiempo y por supuesto, facilita todo el proceso.
Por si fuera poco todo lo que ofrece un programa de gestión de esta categoría, su uso aumenta la productividad. Genera y envía de forma automática los despachos a la AEAT. Contando siempre con la vinculación de los detalles del envío y evitando tener que rellenar todos los campos. Esto ofrece transparencia, eficacia y celeridad a los clientes.
La conectividad con otras bases de datos permite una continua actualización de los impuestos y aranceles correspondientes.
No podía faltar la trazabilidad. Tan importante actualmente en el sector del comercio saber la procedencia de un producto o mercancía, es más sencillo gracias a la implantación de un programa de gestión aduanera.
Independientemente de cómo viajen esas mercancías, tierra, mar o aire o el país de origen o el de destino, los trámites aduaneros ya no son una tarea tediosa y poco deseable debido a su complejidad. Ahora, las empresas de importación y exportación, cuentan con la posibilidad de digitalizar todos sus procesos aduaneros.
