Archivado y almacenamiento a prueba de auditorías

En el curso de la digitalización, cada vez más cosas suceden electrónicamente. Las ventajas: Es más rápido, más sostenible y más directo. Muchas empresas apuestan por la oficina sin papel y, por ello, optan a menudo por el archivado electrónico y a prueba de auditorías de documentos importantes. Descubre en este artículo redactado bajo las instrucciones de los procuradores Moliner, qué significa la seguridad de revisión y qué métodos de archivo existen.

Definición y diferencias de los métodos de archivo

Las empresas están obligadas por ley a conservar sus documentos a prueba de auditorías durante un período de tiempo determinado para poder presentarlos, por ejemplo, en una auditoría fiscal.

Requisitos de almacenamiento importantes de un vistazo

10 años:

  • Estados financieros anuales.
  • Inventarios.
  • Informes de almacén.
  • Documentos de reserva.
  • Saldo final.
  • Extractos bancarios.
  • Facturas.

6 años:

  • Documentos necesarios para la tributación.
  • recibido cartas comerciales o de negocios.
  • Órdenes.
  • Ofertas.

A prueba de auditoría significa que los documentos están protegidos contra cambios posteriores, es decir, son a prueba de falsificaciones o no se pueden modificar. Son especialmente relevantes los recibos, facturas y documentos de incidentes relevantes para el negocio.

Depende de cada empresa decidir cómo garantizar una presentación a prueba de auditorías.

Dependiendo del alcance, tiene sentido utilizar software como soporte.

Archivo analógico

Las empresas pueden archivar sus documentos en formato papel, de forma análoga. Para garantizar la seguridad de la auditoría, hay algunas cosas a considerar, ya que los documentos físicos como contratos, facturas e informes comerciales deben almacenarse durante un período de tiempo legalmente prescrito y estar disponibles para ser verificados en cualquier momento. El archivo analógico requiere el registro, categorización y almacenamiento sistemáticos de documentos en papel en una sala de archivo especialmente designada o en instalaciones de archivo externas.

Para cumplir con la seguridad de la auditoría, los documentos deben protegerse del acceso no autorizado, daños y pérdidas, lo que generalmente se logra mediante el uso de medidas de seguridad como controles de acceso y salas con clima controlado. Los documentos deben archivarse según un plan de flujo estandarizado que permita una identificación clara y una recuperación rápida en caso de, por ejemplo, una auditoría interna o externa.

En el marco de la transformación digital, muchas empresas apuestan ahora por el archivo digital, es decir, los documentos se archivan de forma totalmente digital o electrónica.

Archivo electrónico a largo plazo y archivo digital

El archivo electrónico es ideal para tu empresa simplemente por la inmutabilidad de los documentos que se van a archivar. En comparación con el archivo analógico, la copia de seguridad digital de documentos ofrece las siguientes ventajas :

  • Ahorro de espacio: los documentos digitales no requieren espacio de almacenamiento físico, como carpetas de archivos o salas de archivo, lo que se traduce en un importante ahorro de espacio.
  • Acceso rápido: los documentos digitales se pueden encontrar y acceder rápidamente mediante funciones de búsqueda, lo que reduce drásticamente los tiempos de acceso en comparación con la búsqueda manual en carpetas de archivos.
  • Seguridad mejorada: los sistemas de archivo digital ofrecen funciones de seguridad avanzadas como cifrado, controles de acceso y opciones de copia de seguridad para proteger los datos contra pérdidas y accesos no autorizados.
  • Eficiencia de costos: cuando se reducen los archivos en papel, se pueden ahorrar costos de impresión, copias, almacenamiento físico y el esfuerzo administrativo asociado.
  • Respetuoso con el medio ambiente: el archivo digital reduce la necesidad de papel y promueve la protección del medio ambiente.
  • Archivado a largo plazo: Los documentos digitales se pueden conservar a largo plazo mediante la migración regular a nuevos medios de almacenamiento sin que la calidad de los documentos disminuya, como puede ser el caso de los documentos en papel debido al envejecimiento o daños.
  • Copia de seguridad: en caso de daños físicos por incendio, agua u otros desastres, los datos digitales se restauran más fácilmente a partir de copias de seguridad, mientras que los documentos en papel pueden perderse irremediablemente.
  • Colaboración mejorada: los documentos digitales permiten una colaboración simplificada, incluso a través de distancias geográficas. Los empleados pueden acceder a documentos relevantes desde cualquier lugar y trabajar juntos en ellos.
  • Cumplimiento y seguridad de auditoría: los sistemas de archivo digital se pueden configurar para cumplir con los requisitos legales y permitir un archivo a prueba de auditorías, con todas las transacciones rastreables y documentadas.

Importante: A pesar de estas ventajas, debes tener en cuenta que la introducción del archivo digital debe planificarse e implementarse cuidadosamente para garantizar que se cumplan todos los requisitos legales y operativos y que la integridad y disponibilidad de los datos estén garantizadas a largo plazo.

¿Cómo funciona el archivo digital que cumple con la ley?

El archivo digital que cumple con la ley garantiza que los documentos y datos almacenados electrónicamente o documentos en papel escaneados se almacenen de acuerdo con los requisitos legales. Esto incluye requisitos legales sobre períodos de retención, protección de datos, seguridad de datos y verificabilidad. El proceso incluye varios pasos, que van desde la captura y clasificación de documentos hasta la copia de seguridad de datos a largo plazo.

En primer lugar, los datos que se van a archivar deben identificarse y clasificarse según su importancia jurídica y los plazos de conservación prescritos. Una vez capturados, los documentos se indexan mediante un sistema de gestión documental (DMS) o un software de archivo para facilitar su posterior búsqueda y clasificación.

Es importante asegurarse de que los datos no se puedan cambiar. Los sistemas de archivo que cumplen con la ley garantizan que una vez que los documentos se hayan almacenado, ya no se puedan modificar ni eliminar, o que dichos procesos se registren al menos por completo. Esto es fundamental para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos.

Además, los derechos de acceso deben definirse y gestionarse claramente para garantizar la protección de la información confidencial. Sólo las personas autorizadas pueden tener acceso a documentos específicos, y todo acceso debe registrarse para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas.

El software de archivo desempeña un papel fundamental a la hora de respaldar el cumplimiento de la protección de datos, por ejemplo, mediante la implementación de funciones para anonimizar o seudonimizar datos personales de acuerdo con el Reglamento general de protección de datos (GDPR) de la UE.

Otro aspecto es la planificación de la disponibilidad a largo plazo. Los documentos deben permanecer accesibles y legibles durante los periodos de conservación legalmente requeridos. Esto también incluye la migración regular a nuevos medios y formatos de almacenamiento para contrarrestar el progreso tecnológico y la posible obsolescencia de los medios.

En última instancia, las soluciones de archivo digital deben revisarse periódicamente y adaptarse a los marcos legales cambiantes. Esto también significa que la solución admite auditorías a prueba de auditorías, donde se puede demostrar el cumplimiento de las directrices en cualquier momento.

En general, el archivado digital que cumpla con la ley requiere una planificación cuidadosa , la selección de las tecnologías y los sistemas adecuados, y el monitoreo y adaptación continua de las prácticas de archivado a los requisitos legales actuales.

Esto es a lo que las empresas deben prestar atención al archivar digitalmente documentos y facturas: 5 consejos

Cuando se trata de archivado digital y de seleccionar el software adecuado, las empresas deben considerar varios factores para garantizar que la solución satisfaga sus necesidades y que el archivado cumpla con la ley. Aquí hay cinco consejos que las empresas deben considerar:

  1. Comprender los requisitos legales: las empresas deben comprender los requisitos legales que se aplican a su industria y la ubicación de sus operaciones. Estos incluyen períodos de retención, regulaciones de protección de datos (como el GDPR en Europa), regulaciones específicas de la industria y estándares internacionales. El software que elija debe respaldar el cumplimiento de todas estas regulaciones.
  2. Garantizar la seguridad y la protección de datos: el software debe proporcionar funciones de seguridad sólidas para proteger los datos archivados contra accesos no autorizados, pérdidas y daños. Estos incluyen cifrado, controles de acceso, copias de seguridad periódicas y la posibilidad de procesar datos de acuerdo con los principios de protección de datos a través del diseño de la tecnología y mediante configuraciones predeterminadas amigables con la protección de datos (Privacidad por diseño y Privacidad por defecto).
  3. Facilidad de uso e integración: el software debe tener una interfaz de usuario intuitiva e integrarse perfectamente con los sistemas y flujos de trabajo existentes para promover la adopción por parte de los empleados y aumentar la eficiencia. Una buena integración garantiza que los datos se puedan transferir entre sistemas de forma consistente y sin pérdida de datos.
  4. Escalabilidad y adaptabilidad: la solución de archivo debería poder crecer con la empresa. Esto significa que debe ser escalable para manejar mayores cantidades de datos y adaptable para adaptarse a nuevos requisitos o desarrollos tecnológicos. El software debe recibir actualizaciones periódicas y soporte del proveedor para mantenerse actualizado a largo plazo.
  5. Fiabilidad y archivo a largo plazo: las empresas deben asegurarse de que el software garantice la disponibilidad y legibilidad de los datos a largo plazo. Esto incluye respaldar el almacenamiento en formatos a largo plazo y proporcionar herramientas para la migración periódica de datos a las tecnologías actuales para garantizar la integridad y accesibilidad de los datos a largo plazo.

Ventajas de un sistema de gestión documental en tu sistema ERP

La integración de un sistema de gestión documental (DMS) en un sistema ERP ofrece numerosas ventajas que ayudan a aumentar la eficiencia operativa y optimizar los procesos comerciales. Una de las principales ventajas es el almacenamiento de datos centralizado, que crea una base de datos uniforme y consistente para toda la empresa. Esto facilita el acceso a la información y mejora la integridad de los datos.

La simbiosis de los sistemas ERP y DMS mejora el cumplimiento de la seguridad de las auditorías. Un DMS integrado ofrece las funciones de archivo y documentación necesarias que garantizan que todos los documentos comerciales cumplan con las regulaciones y estándares legales aplicables. Los usuarios se benefician de una interfaz de usuario uniforme que acorta el tiempo de formación y facilita el trabajo diario.

Además, la disponibilidad inmediata de documentos e información dentro del sistema ERP permite una toma de decisiones más rápida. Una capacidad de respuesta rápida a las consultas de los clientes y un mejor servicio al cliente pueden, a su vez, aumentar la satisfacción del cliente y generar relaciones a largo plazo.

En general, la conexión perfecta entre el sistema DMS y el ERP ofrece a las empresas sólo ventajas en términos de su presentación a prueba de auditorías, lo que les permite utilizar sus recursos de manera más efectiva , aumentar la productividad y lograr una ventaja competitiva en un entorno de mercado dinámico.

¿MS Office Outlook tiene un archivo a prueba de auditorías?

Es posible clasificar los correos electrónicos en Outlook utilizando una función de almacenamiento y guardarlos en el formato de archivo a largo plazo PDF o en el formato original de Outlook MSG. Sin embargo, no se garantiza la seguridad de las revisiones a través de Outlook.

¿Cómo se pueden almacenar los correos electrónicos a prueba de auditorías?

Para cumplir con los requisitos de seguridad de las auditorías, muchas empresas utilizan soluciones de archivo de correo electrónico especializadas diseñadas para respaldar todo el proceso de archivo a prueba de auditorías. Se recomienda buscar asesoramiento de expertos y revisar periódicamente la solución de archivo de correo electrónico para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales vigentes.

¿Cómo se archiva las facturas electrónicas en formato PDF?

Para archivar facturas en formato PDF a prueba de auditorías, debe cumplir con varios requisitos legales y técnicos. Para asegurarse de cumplir con todos los requisitos para un archivo a prueba de auditorías, puede resultar útil utilizar sistemas de archivo especializados y buscar asesoramiento de expertos. Ten siempre en cuenta los requisitos legales vigentes, ya que estos pueden cambiar. También es importante entender que las facturas en formato PDF no corresponden al formato prescrito de facturas electrónicas, que será obligatoria debido al requisito de facturación electrónica a partir del 1 de enero de 2025.

¿Se puede archivar a prueba de auditorías con Sharepoint?

Para configurar SharePoint para que sea a prueba de auditorías, a menudo es necesario tomar medidas adicionales y posiblemente utilizar soluciones o complementos de terceros que hayan sido desarrollados específicamente para el archivado a prueba de auditorías. Siempre es recomendable buscar asesoramiento y cumplir con los requisitos legales vigentes al implementar dicha solución.

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