En esta ocasión hablaremos de las grandes ventajas que tienen los software de facturación para las pymes. A nivel operativo, lo cierto es que tienen grandes beneficios para las empresas. Con ellos es posible cumplir mejor las obligaciones contables y fiscales con la Administración, de tal forma que se minimiza la posibilidad de cometer errores que puedan acabar implicando sanciones de todo tipo.
¿Qué es un software de facturación?
Cuando hablamos de esta solución tecnológica para poder realizar facturas, lo hacemos de un programa informático que se ha diseñado para la automatización y gestión del proceso para las empresas y autónomos. De esta forma es posible afrontar la creación, envío, recepción y control de las facturas, además de poder gestionar muchos otros aspectos en relación con la gestión de las finanzas, como pagos, albaranes y también los presupuestos.
Conociendo las funciones más importantes
Vamos con las ventajas más destacadas que tienen:
Mejor control de los pagos
Permite que se puedan seguir las facturas emitidas y recibidas, además de realizar el registro de los pagos y cobros.
Crear y enviar facturas
De esta manera se pueden ir generando facturas que tienen plantillas personalizadas y realizar el envío mediante correo electrónico o con la plataforma.
Automatizar las tareas
Se automatizan diferentes procesos, como puede ser el envío de recordatorios de pago, creación de asientos contables y gestión de los impuestos.
Gestionar clientes y proveedores
Gracias a ellos se puede mantener una base de datos organizada para proveedores y clientes, donde existe una información importante de cara a la facturación.
Genera informes
Se producen informes financieros y estadísticos que son de gran ayuda de cara a hacer un análisis de cómo se encuentra económicamente el negocio en cuestión.
Integración con otros sistemas
Es posible integrarlos con plataformas de e-commerce, sistemas contables y demás herramientas empresariales.
¿Qué ventajas tiene el uso de un software de facturación empresarial?
La apuesta es de lo más positiva para las empresas, entre las que destacamos:
Ahorro de tiempo
Se automatizan tareas que pueden ser repetitivas, lo que ayuda a que se libere tiempo para otras actividades que pueden ser importantes.
Menos errores
Se reduce la posibilidad de que haya errores humanos a la hora de crear y gestionar facturas.
Mejora de la eficiencia
Se optimizan los procesos de facturación y de gestión de las finanzas.
Un mayor control
Con él es posible seguir con mayor precisión los ingresos, gastos y los pagos.
Profesionalización
Así se puede ofrecer una imagen de mayor profesionalidad a los proveedores y clientes.
Cumplir con las normas
Desde ERPLoop nos comentan que contar con un programa de facturación electrónica para autónomos hace que sea mucho más sencillo cumplir con las obligaciones fiscales y legales en el campo de la facturación.
¿Las pymes tienen la obligación de disponer de software de facturación?
Aunque no es algo obligatorio para las pymes el disponer de él, lo más recomendable es cumplir con las normas y apostar por una mayor optimización de la gestión de la empresa. Esto es algo importante que debemos considerar de cara a que sea más fácil cumplir con las obligaciones legales y fiscales, aportando también una mayor transparencia y eficiencia en las gestiones. De todas maneras, las empresas tienen que cumplir con las normas en materia de facturación, las cuales exigen que se emitan las facturas con unos determinados requisitos legales. Los software de este tipo son de gran ayuda de cara a asegurarse de que las facturas vayan a cumplir con ellos.
Respecto a este tema, no hay que olvidarse de que desde el año pasado la factura electrónica es obligatoria para las pymes en las relaciones que tienen con otras empresas y autónomos. Pese a que no hay obligación de utilizar software específico, lo mejor es disponer de uno con el que sea posible la emisión y recepción de facturas electrónicas, tanto de manera privada como con plataformas públicas.
¿Cuáles son las alternativas?
Las pequeñas y medianas empresas tienen distintas opciones interesantes frente al proceso de toda la vida, donde podemos hablar de aquellas opciones que se basan en la nube, así como en las soluciones de bajo coste o gratuitas.
Vamos con algunas de las operaciones de mayor importancia, entre las que podemos hablar de:
Software para hacer facturas en la nube
Existen muchos programas que nos ofrecen la importante ventaja de ser accesibles desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet y que incluyen una serie de funciones extra como gestionar los inventarios, contabilidad básica y poder conectar con las entidades bancarias.
Software gratuito
Hay opciones que son gratuitas y donde los planes de precios suelen ser accesibles, que en muchos casos pueden que baste para las necesidades básicas para facturar que pueden tener las pymes.
Software de gestión empresarial
Existen soluciones con las que es posible disfrutar de una suite completa de herramientas para gestionar la empresa, entre las que se incluye la facturación, contabilidad, CRM y mucho más.
Herramientas online especializadas
Aquí existen herramientas como Xero o Paypal que se pueden usar para poder facturar, en especial si ya son usadas para otro tipo de funcionalidades.
La inteligencia artificial en el presente y también en el futuro
Sin duda alguna, la IA ha pasado a ser una de las tecnologías de las que más se habla en estos últimos años y para multitud de campos, algo que también aplica a este sector. Podemos ver cómo se habla de ella en muchos sectores, desde el campo de la medicina hasta el marketing, así como otros como la educación, la seguridad y la gestión de las empresas. Un campo en el que la IA ha prometido generar un gran impacto es en el de las facturas, siendo este un proceso que queda marcado por las tareas repetitivas, los errores humanos y también por una gran burocracia. Mucha gente se pregunta si de verdad es una revolución o es una moda exagerada que no es para tanto.
La mejora de la facturación con la IA
Durante muchos años, la realización de facturas ha sido un proceso en el que no hubo tantas novedades, pero que ahora parece que la tecnología tiene un papel importante a la hora de contribuir en determinadas mejoras: El panorama hasta el momento era el de un proceso administrativo repetitivo:
- Emisión de facturas a los clientes
- Registro de las facturas recibidas por parte de los proveedores
- Control de los vencimientos y pago
- Cálculo de los impuestos
- Archivo de la documentación para Hacienda.
Pese a que los programas de facturación digital han ido realizando mejoras en la gestión, han seguido siendo sistemas que han dependido en buena medida del trabajo manual por parte de los usuarios, como estar introduciendo datos, revisión de facturas y clasificación de la información.
Este es justo el momento en el que la IA ha entrado para la mejora y transformación del proceso en cuestión.
La IA aplicada al proceso de facturación
Cuando hablamos de la IA en la facturación, no lo hacemos solo de la digitalización de las facturas, sino de que se le dote al sistema de una capacidad para poder aprender, predecir y automatizar.
¿Cuáles son las aplicaciones que tiene en la actualidad?
Vamos a conocer más sobre ellas:
Permite reconocer de manera automática las facturas
Gracias a tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en combinación con la IA, los sistemas llegan a poder leer facturas en papel, fotografía o PDF. Son capaces de extraer de manera automática los datos, así como clasificar gastos sin que haya intervención por parte de los seres humanos. De igual forma, son capaces de abordar la lectura de facturas en materiales como la fotografía, el papel o PDF. Se pueden extraer de manera automática los datos, así como afrontar la clasificación de los gastos sin que intervengan los humanos. Pueden también detectar los errores y fraudes que se cometan. Además de todo esto, los algoritmos de IA lo que hacen es detectar las incongruencias que se puedan producir en cuanto a facturas duplicadas, cálculos de IVA incorrectos, proveedores falsos o determinados patrones que puedan ser sospechosos de ser un fraude en el ámbito fiscal.
Automatización de procesos fiscales
Gracias a la inteligencia artificial es posible afrontar la preparación de modelos tributarios, algo que se puede hacer partiendo de la información que se recoge en las facturas, de tal forma que se reduzca el margen de error y el tiempo que se dedique a este tipo de tareas.
Las predicciones de tesorería
Si se hace un histórico de la facturación y de los cobros, gracias a los sistemas de IA es posible anticipar el momento en el que se va a producir un impago, los clientes que acostumbran a retrasarse e incluso la cantidad de liquidez que va a tener una empresa en los meses próximos.
Chatbots y atención virtual
Este tipo de asistentes hace posible el hecho de ir respondiendo a las dudas que pueda haber en cuanto a la facturación, los plazos de IVA o de qué manera emitir una factura simplificada.
¿Cuáles son los beneficios de la inteligencia artificial en la facturación?
Existen una serie de ventajas de usar la IA en este campo y que abordaremos a continuación:
Se ahorra tiempo
Pasan a eliminarse tareas que son repetitivas, como la introducción de datos de manera manual.
Menos errores
Lo que hace la IA es detectar los fallos con más rapidez y precisión que los seres humanos.
Más control fiscal
Así se facilita el cumplimiento de normas como por ejemplo Verifactu que lo será en 2027.
Análisis inteligente
No solo se archivarán facturas, también se irán analizando para que mejore la estrategia en el campo financiero.
Accesibilidad
Las pymes y autónomos que tengan escasos recursos es posible que puedan tener acceso a este tipo de ventajas gracias al software en la nube.
¿Existe un “hype” con la facturación?
Se puede decir que vivimos en un punto intermedio. En cuanto a la realidad, hay aplicaciones de gran utilidad que son de gran ayuda para afrontar la facturación, en especial cuando hablamos de reconocer de manera automática las facturas, conciliación bancaria y detectar errores.
Eso sí, existe todavía un largo camino para que la IA pueda gestionar de manera autónoma las facturaciones y declaraciones fiscales sin que sea necesaria la intervención por parte de los seres humanos.
¿Qué relación existe entre la IA y la facturación mediante VeriFactu?
Lo que debes saber es que el sistema VeriFactu va a ser de obligado uso para las empresas y autónomos desde 2027, lo que supondrá un paso fundamental para que la IA se integre en la facturación. Cada una de las facturas va a contar con un código identificador y también dispondrá de un QR.
Toda la información se va a enviar de manera automática a la Agencia Tributaria. Con la IA será más fácil revisar estos datos y prevenir errores antes del envío, Todo ello al final será un cambio a nivel cultural, puesto que la factura no va a ser solo un trámite de carácter interno, pasará a ser un proceso fiscal que se controlará en tiempo real.
¿Qué veremos en el futuro?
El protagonismo en la facturación de la IA va a ser evidente, donde vamos a ver una serie de avances como son:
Facturación predictiva
El sistema lo que hace es preparar borradores de facturas antes de que el cliente los pida.
Declaraciones automáticas
Donde los modelos tributarios van a ser enviados sin necesidad de que intervengan los seres humanos.
Integración total con ERP, bancos y plataformas de comercio electrónico
La IA generativa puede redactar comunicaciones con los clientes en cuanto a cobros y facturas.
Pensemos que la gestión financiera va a ser casi autónoma, donde el ser humano va a ser más supervisor que un ejecutor.
Por último, unos tips…
Lo mejor en este sentido es empezar poco a poco, de tal manera que se adopten herramientas con IA que sean capaces de resolver problemas en concreto.
De igual forma, hay que invertir en seguridad y proteger la información que sea sensible en las facturas.
Una buena estrategia es combinar la IA con asesoría, donde la tecnología sea un apoyo, no el sustituto.
