Tipos de asesoría hay muchos: fiscal, contable, laboral… Por lo que resulta indispensable que exista un software diferente para cada tipo. Un software siempre se utiliza con una finalidad: optimizar el trabajo y facilitar las tareas al mismo tiempo que permite almacenar todos los datos y la información necesarios. Además de ofrecer diversas funcionalidades. Aquellos que dirigen una asesoría saben que las herramientas digitales permiten que se automaticen hasta un setenta por ciento de las tareas que se llevan a cabo de forma rutinaria en una asesoría, lo que supone un ahorro en horas de trabajo bastante considerable.
El mayor problema que se presenta a la hora de elegir el software adecuado es la cantidad de opciones disponibles que se pueden encontrar en el mercado. Elegir la mejor solución puede convertirse en todo un reto, por lo que vamos a proporcionar algunas pautas para elegir la mejor opción en cada caso. Siempre teniendo en cuenta que, para tomar la decisión más inteligente, hay que tener muy claro que no existe un software universalmente mejor que otro; todo va en función de las necesidades particulares de cada despacho.
Se pueden encontrar diferentes tipos de software y tomar la elección equivocada puede hacer que la asesoría pierda tiempo, dinero y clientes, por lo que si se va a renovar el software con el que se trabaja o se va a digitalizar el negocio, tener unos criterios para elegir resulta indispensable:
- Actualización legislativa autonómica, ya que la normativa tributaria y laboral cambia de forma continua; mejor si el software se actualiza solo.
- La integración entre módulos, tanto el programa fiscal como el laboral o el contable, tiene que poder compartir datos sin necesidad de exportaciones e importaciones manuales.
- Soporte técnico especializado.
- Escalabilidad, ya que tiene que crecer con la empresa: si hoy hay cuarenta clientes y mañana cien, no tiene que ser necesario cambiar de plataforma.
- Seguridad de los datos. Los datos aportados por los clientes son confidenciales, por lo que el software tiene que cumplir con el RGPD y tener medidas de seguridad robustas.
Además de estos criterios, es necesario conocer las diferentes opciones y cómo elegir en base a ellas.
Un software de asesoría y sus tipos
Lo primero que tenemos que saber es qué es eso de un software para asesorías. Hemos hablado con Capellas i Associats, una asesoría para empresas y autónomos con conocimientos sólidos para orientar y asesorar en cuestiones tributarias, económicas y financieras a sus clientes, que trabajan mucho mejor desde que instalaron el software adecuado en su despacho.
Un software para asesorías es la herramienta digital imprescindible a la hora de trabajar de forma eficaz en el despacho. De forma sencilla diremos que este tipo de software puede ser el paquete Office que, en su momento, se convirtió en la herramienta digital que sustituyó a las máquinas de escribir y los libros de cuentas, haciendo posible que esas tareas se realizaran de forma más eficiente.
Los avances en tecnología, las posibilidades de software y las opciones disponibles se han multiplicado notablemente, existiendo en la actualidad un software para todo. De ahí el problema de elección. Implantar un nuevo software en el despacho requiere invertir tiempo y dinero, por lo que hay que asegurarse de que el esfuerzo vale la pena. Siempre que la elección sea la adecuada, podemos asegurar que sí vale la pena tomarse tiempo para elegir la mejor opción, por lo que conocer los diferentes tipos de software es el primer paso que hay que dar.
Existen muchos tipos de software diseñados para asesorías: de contabilidad, para la digitalización de documentos, la gestión de las facturas, etc. Sin embargo, algunos no deben faltar en el despacho, como los que citamos a continuación:
- Software de contabilidad para asesorías. Un clásico que no falta (ni puede faltar) en una asesoría, ya que permite automatizar los procesos fiscales y contables, calcular las nóminas o presentar los impuestos.
- Software de facturación para asesorías. Se invierte mucho tiempo creando facturas repetitivas, por lo que uno de estos software es indispensable: permite generar facturas en dos clics con campos autocompletados y enviarlas en segundos por email de forma automática.
- Software OCR para asesorías. Registrar a mano las facturas en papel puede ser una gran tortura. Con este software se hace una foto y la imagen se convierte en texto creando una factura digital.
- Software de recursos humanos para asesorías. Gestionar el personal laboral en los despachos también ha evolucionado. Desde hacer un fichaje digital con validez legal hasta gestionar las vacaciones, altas y bajas y ausencias con un calendario online sin que se produzcan malentendidos.
- Software de gestión documental para asesorías. Para una asesoría, el activo de más valor es la documentación, por lo que es indispensable garantizar su seguridad y disponibilidad con este tipo de software.
- Software de gestión de proyectos para asesorías. Este tipo de software permite conocer la rentabilidad de cada cliente, las tareas que requieren más tiempo, el estado de un proceso… en resumen: ayuda en la gestión de los proyectos.
- Software de gestión de clientes con el que se tiene centralizada y disponible la información de los clientes: la persona de contacto, el teléfono o email, registro de las reuniones, lo que se le factura, etc.
Como se puede ver, hay un software muy específico para cada tipo de asesoría y servicios que ofrece. Existen opciones gratuitas con limitaciones de uso y de pago, ofreciendo los planes más completos, todo en función de lo que ofrezca cada negocio y las necesidades del despacho.
Una elección adecuada basándose en las necesidades
Lo primero que hay que hacer a la hora de plantearse la adquisición de un software de asesoría es plantearse algunas cuestiones para analizar las necesidades reales del despacho:
- Tareas a digitalizar.
- Personal que forma parte del equipo.
- Facturas que se procesan a lo largo de un mes.
- Clientes en la base de datos.
Se trata de preguntas muy sencillas y fáciles de responder, pero capaces de ayudar a tener una mejor perspectiva de las necesidades de software para iniciar la búsqueda. Esto nos lleva a algunos consejos prácticos que permiten digitalizar el despacho con mayor facilidad y obteniendo el éxito esperado:
- Decantarse por un software que ofrezca planes modulares, de manera que sea posible ampliar funcionalidades en función de las necesidades, siempre pensando en el futuro.
- Buscar herramientas que proporcionen periodos de prueba gratuitos, lo que permite comprobar si encajan en el despacho antes de adquirir el software completo.
- Evitar las licencias que tienen un coste de miles de euros y decantarse por los planes de suscripción con pequeñas cuotas mensuales.
- Ahorrar costes con software multifuncional, evitando el pago de cuatro o cinco herramientas diferentes para la asesoría. Buscar aquellos software que hagan todo tipo de tareas como facturación, gestión de clientes, digitalización de documentos, recursos humanos, etc. Cuantas más funcionalidades incluyan, más ahorro y mayor comodidad de uso.
De manera que ya sabemos que un software para asesorías se diseña para centralizar y automatizar las tareas fiscales, contables, laborales y administrativas del despacho, mejorando la eficiencia y el control de la información proporcionada por los clientes.
Las características más importantes con las que tiene que contar son la actualización automática de la normativa, la integración entre módulos, la seguridad de los datos, el soporte técnico especializado y la capacidad de crecimiento del software en función de las necesidades que tenga el despacho.
A la hora de elegir la mejor opción, es fundamental analizar aspectos como la facilidad de uso, la adaptación a la legislación vigente, las funcionalidades disponibles que ofrece, la escalabilidad y el acompañamiento que puede ofrecer el proveedor para adaptarse a su uso.
Este software permite el acceso a la información necesaria desde cualquier lugar, facilitando en todo momento el trabajo en remoto, reduciendo los costes en infraestructura y garantizando las necesarias actualizaciones automáticas y copias de seguridad periódicas.
Hay que tener presente que todo software de asesoría debe cumplir necesariamente con la Ley Antifraude 11/2021, en la que se exige que los programas de facturación garanticen la integridad, conservación e inalterabilidad de los registros, evitando que se utilice software de doble uso.
Por otro lado, hay que tener en cuenta a Verifactu, el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para reforzar el control sobre la facturación y cómo afecta a las asesorías que tienen que trabajar con software adaptado y ayudar a que sus clientes cumplan con la normativa.
En conclusión, la implementación de un software especializado para asesorías es fundamental, ya que aporta ventajas y beneficios como la optimización del tiempo y los costes, la mejora en la atención al cliente y la productividad del negocio, la agilización de las tareas y la gestión a realizar, así como la seguridad y la protección de datos.
Debido a las múltiples funciones que ofrece, permite gestionar de forma sencilla las diferentes áreas del negocio, como la gestión de los documentos y expedientes, la gestión financiera y de contabilidad, la gestión fiscal y laboral y la de los clientes y el asesoramiento que se les proporciona. Todo ello agilizado y optimizado gracias a los software más avanzados.
