En las clínicas dentales es bastante habitual que se crucen las agendas, que los pacientes olviden sus citas o que se pierdan los presupuestos, produciendo una sensación de que las tareas administrativas no se realizan como es debido y terminan robando tiempo para atender a los pacientes como es debido. Al menos así ha sido hasta hace unos años, ya que todo lo relacionado con la gestión dental ha evolucionado tanto como sus tratamientos. El software desarrollado para las clínicas dentales ya no es un lujo, sino una opción accesible y necesaria para que las clínicas funcionen como es debido, convirtiéndose en un motor que permite que cada clínica escale sin que sus empleados y propietarios pierdan la calma.
El mayor problema que se encuentran ahora las clínicas dentales es la elección del software que mejor se adapte a sus necesidades, por lo que hay que empezar por valorar si se elige un sistema en la nube o uno de escritorio y, a partir de ahí, tener en cuenta otros aspectos que facilitan la elección.
Los software en la nube funcionan desde el navegador sin que sea necesario instalar nada en el ordenador y permiten un acceso a la clínica desde cualquier lugar. Por el contrario, con el software de escritorio es necesario realizar una instalación en ordenadores concretos y requiere un mantenimiento técnico y un servidor local. Lo que hace que la mayoría de las clínicas dentales se decanten por la opción en la nube es que permite el acceso remoto, las actualizaciones automáticas y las copias de seguridad, además de suponer una menor carga operativa. En el caso del software de escritorio, la mayor ventaja es que puede funcionar aunque no haya conexión a internet, además de requerir un pago único, aunque limita el crecimiento y la flexibilidad, aspectos a valorar por la propia clínica.
Una herramienta para gestionar
Un software siempre es una herramienta, tenga la finalidad que tenga. En el caso de la odontología, se trata de una herramienta digital que ayuda a que se realice la gestión de todo el consultorio desde un mismo espacio. No se trata de una agenda bonita; es un sistema que permite la organización de las citas de forma automática enviando recordatorios vía WhatsApp, controla los pagos, los presupuestos y la contabilidad, accede a los expedientes clínicos de los pacientes en cuestión de segundos, los fideliza con campañas de marketing, hace plantillas de consentimientos informados, recetas y planes de tratamiento… En resumen, y como nos confirma la Dra. Eva Marcos desde su clínica dental con más de veinte años de experiencia en el sector y en los que ha utilizado todo tipo de agendas y programas, los software actuales valen para todo.
Un software en la nube siempre está actualizado y es accesible desde cualquier dispositivo que disponga de acceso a internet. No solo se digitalizan archivos, sino que se conecta la clínica con el ritmo de vida y de trabajo.
Algunos de sus beneficios con los que es posible transformar la práctica dental son los odontogramas digitales e interactivos, la gestión financiera y el control de caja en tiempo real, la automatización y la fidelización de los pacientes y la integración con el ecosistema de odontólogos.
El odontograma digital e interactivo que proporciona es el corazón de cada clínica dental. Un software especializado que hace posible que se registren los hallazgos, los planes de tratamiento y la evolución de cada paciente de manera visual y rápida. Al presentarle al paciente el odontograma en la pantalla, aceptar el presupuesto es más fácil, ya que comprende su necesidad al verla reflejada en la pantalla.
Con este software, cuadrar cuentas al final del día de forma manual deja de ser necesario. Estos sistemas integrales permiten controlar los ingresos, los egresos y los abonos realizados por los pacientes, generar presupuestos más complejos en cuestión de segundos y gestionar el inventario de los insumos como las resinas, los brackets, la anestesia, etc., evitando que falten. Gracias a la automatización y los recordatorios que envía, se reduce el ausentismo de los pacientes hasta en un treinta por ciento.
Por último, un software de gestión dental es la base sobre la que se organiza todo antes de que se pase a las herramientas más especializadas, facilitando la carga de los archivos DICOM o STL y complementándose perfectamente con el flujo de trabajo que implica la planificación de los implantes, el diseño de las coronas o las guías quirúrgicas.
Una breve comparativa entre un software odontológico y un método tradicional permite comprender la diferencia y las facilidades que proporciona el primero:
- La agenda sin software implica agregar las citas una a una; con software se agregan de forma automática en el calendario.
- Los recordatorios se tienen que hacer mediante llamadas y mensajes manuales, mientras que el software los envía de forma automática.
- La información se dispersa en las historias clínicas, los papeles y los reportes en Excel, mientras que en el software queda centralizada.
- El tiempo se desaprovecha corriendo entre los pacientes, quedando optimizado si se recurre a un buen software dental.
Esto es solo una pequeña muestra de todo lo que puede hacer un buen software odontológico, que ya deja ver que la diferencia no es pequeña; al contrario, es abismal.
La elección correcta
Antes de decantarse por un software odontológico, hay que tener claros algunos aspectos y asegurarse de que el proveedor del mismo cumpla con tres aspectos de gran importancia. La movilidad total que permita ver la agenda desde el teléfono mientras se toma el café del desayuno; en caso contrario, se trata de un software limitado. La seguridad y el soporte son otros aspectos fundamentales y hay que verificar que tengan cifrado de datos y cuenten con un equipo de soporte que responda en minutos. El tercer aspecto de gran relevancia es que permita la facilidad de migración; un buen software debe permitir la subida de todos los pacientes de forma masiva, facilitando su transición sin ser una barrera.
Con estos aspectos presentes, antes de proceder a la comparativa entre las opciones posibles, hay que definir las necesidades reales de la clínica. Comparar los diferentes software sin que haya un marco de referencia que vaya más allá del precio es uno de los errores que se cometen con mayor frecuencia. Dos clínicas dentales pueden utilizar el mismo software y hacerlo de forma totalmente diferente, obteniendo resultados igualmente diferentes. Antes de revisar las características, conviene dedicar tiempo a conocer las propias necesidades. Siendo el punto de partida la situación actual de la clínica: qué se puede automatizar, qué información se pierde por no estar centralizada, los datos que no se controlan en la clínica de forma rutinaria, las tareas administrativas que más tiempo requieren, etc. Estos aspectos son los que tiene que resolver un buen software.
Otro aspecto a tener en cuenta es si se trata de una clínica unipersonal, un centro odontológico mediano o un grupo multicentro. El tamaño de la clínica define el nivel de complejidad que tiene que poder gestionar el software. Una clínica unipersonal necesita agilidad y simplicidad, mientras que una que cuenta con cinco o más profesionales requiere disponer de una agenda multigabinete, controlar la productividad de cada colaborador y gestionar los permisos. Los grupos que cuentan con varios centros necesitan una capa más: la consolidación de los datos entre los centros, la gestión unificada de los pacientes y un reporting centralizado.
Pasamos a la perspectiva de futuro y a lo que se espera de la clínica en cinco años. Si se tiene la previsión de abrir una segunda sede, incorporar nuevas especialidades o ampliar el equipo, el software elegido tiene que poder escalar con la clínica. Cambiar de plataforma en plena expansión es costoso en tiempo y productividad. La escalabilidad no es un extra, sino un criterio de selección que tiene que ser valorado desde el primer momento.
Por último, tenemos al equipo y a los pacientes, con su nivel de digitalización personal. Es decir, sus conocimientos de esta tecnología. La curva de aprendizaje es importante y un software potente que el equipo no es capaz de adoptar y utilizar de forma adecuada no sirve para mucho. Hay que valorar la facilidad de uso, la formación que proporciona el proveedor y si el sistema permite que los pacientes actúen digitalmente para pedir la cita de forma online, firmar documentos en la tablet o recibir los recordatorios automáticos.
En función de la clínica, puede ser mejor un software en la nube que uno instalado. De manera que los aspectos clave a la hora de cambiar o elegir un software para la clínica dental son hacer una buena evaluación del software en función del tamaño y objetivos de la clínica; considerar las funcionalidades avanzadas que ofrece, como la IA, la firma digital, el cuadro de mandos; y el proveedor, que es tan importante como el producto y debe tener experiencia en el sector, proporcionar un soporte real y respaldo corporativo.
Definitivamente, lo que sí que nos queda claro, tanto a los pacientes como a las clínicas dentales, es que sí o sí hay que pasarse al software para gestionar las clínicas como es debido.
