Control horario laboral online, ¿cómo gestionarlo con éxito?

¿Es obligatorio el control horario laboral online? La respuesta es sí. Hace años que el control horario laboral es un sistema obligatorio en cualquier tipo de empresa. En concreto, desde el año 2019, el Gobierno español legisla esta obligación para garantizar los derechos de los trabajadores y de las empresas. Las empresas digitales y las que aplican el teletrabajo no están exentas de esta norma. 

Desde Gpisoftware, con la aplicación Timenet para el control horario laboral online, fácil y económica, que no necesita instalar ningún software y accesible desde cualquier dispositivo con internet, nos explican que en los últimos años, se ha adoptado la modalidad de teletrabajo y se ha posicionado como una tendencia al alza en diferentes empresas, que antes ni siquiera se habían planteado la opción de que los trabajadores pudiesen realizar sus actividades laborales desde casa.

Es por ello, que el departamento de recursos humanos de las diferentes compañías han tenido que avanzar en su gestión, buscando alternativas y nuevos métodos para adaptarse a esta nueva modalidad de teletrabajo.

Uno de los factores más importantes a la hora de aplicar el teletrabajo es el control horario laboral online con la solución de los software de control horario laboral online que existen en el mercado. A continuación, te explicamos qué es el control horario, cuáles son sus ventajas y cómo llevar a cabo el control horario laboral online. 

¿Qué es el control horario?

Por control horario se entiende la necesidad que tienen las diferentes empresas de registrar tanto el inicio como el fin de la jornada de sus empleados. También se puede definir como el sistema de fichaje que utilizan los trabajadores por cuenta ajena para registrar las horas de su jornada laboral. 

El control horario de los trabajadores o control de presencia, supone la contabilización de las horas de inicio y de salida de la jornada del trabajador, sin perjuicio de su flexibilidad. Así, la empresa tiene registradas las horas totales que un empleado ha realizado durante un periodo de tiempo concreto.

Pero un control horario supone mucho más para el departamento de RRHH. ¿Por qué? Porque permite gestionar las horas extra y realizar una gestión del tiempo de los equipos de trabajadores más avanzada. 

Teletrabajo, ¿Cómo se puede implantar en las empresas? Control horario laboral online

Si tienes una empresa y quieres sumarte a la transformación digital para adaptarte al trabajo en remoto, debes seguir unas reglas, pero solo lo conseguirás por medio de la tecnología, ¿cómo? Te estarás preguntando, de la siguiente forma:

  • Debes equipar a tus empleados con los dispositivos adecuados, como por ejemplo, ordenadores, dispositivos móviles y aplicaciones móviles. 
  • Utiliza en tu empresa un software de gestión online que facilite la puesta en común de las actividades y trabajo diario. 
  • Debes evaluar qué tareas dentro de la empresa pueden desempeñarse mediante el teletrabajo y ponerlas en marcha. 
  • Cuenta con la tecnología adecuada para una perfecta comunicación, tanto dentro del equipo de trabajo, como fuera con clientes o partners. Lo perfecto es que instales, por ejemplo, plataformas de videollamada óptimas. 

Características de las empresas de teletrabajo a la hora de fichar

Tras la entrada en vigor de la ley de control horario, el Ministerio de Trabajo publica la Guía de Registro de Trabajo y, señala lo siguiente: “es válido cualquier medio o sistema, en soporte papel o telemático, que sea adecuado para cumplir el fin legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, bien sea por la empresa o por el propio empleado.

Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de documento escrito o digital, o en sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y el rastreo fideligno e invariable de la jornada diaria una vez registrada”.

¿Qué acciones realizan las inspecciones de trabajo para asegurar el cumplimiento de esta normativa sobre el control horario laboral online? Las inspecciones ponen su atención en los siguientes tres elementos: 

  • Qué exista un registro de jornada. 
  • El sistema utilizado para realizar el fichaje debe ser un método válido y fiable. 
  • La validez del registro como tal. 

El incumplimiento por parte de la empresa del deber de tener un registro de control horario laboral online a disposición del trabajador, de sus representantes y de la inspección de trabajo, lleva consigo multas con un importe que va desde los 60 € hasta los 625 €.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de control horario laboral online?

Un software de control horario laboral online tiene muchos beneficios para una empresa. La principal ventaja es evitar las sanciones por incumplimiento de la Ley de control horario, pero hay muchos más beneficios que te detallamos a continuación:

  • Gestión del absentismo de una empresa. Un software de control horario laboral online permite conocer el índice de absentismo de tu empresa. Esto resulta fundamental para las compañías, así como, para los departamentos de RRHH, que podrán gestionar de manera óptima el absentismo laboral.
  • Gestión de las horas extra de los empleados. Un software de control horario laboral online, también supone el ahorro de tiempo en el momento de contabilizar las horas extra de los empleados. Los responsables de RRHH pueden detectar si existe una planificación horaria, causante del alto índice de rotación de personal. 
  • Conocimiento de las cargas de trabajo de cada empleado. Un software de control horario laboral online también sirve como base para aliviar las cargas de actividades laborales mal repartidas. Es útil para el reconocimiento porque puede saberse qué esfuerzo se ha realizado en determinado momento. 
  • Se evita la gestión manual. Cuando se usa un programa para el registro horario laboral online, se evita el registro horario en papel y la gestión manual que este implica, además del riesgo asociado de manipulación o pérdida de esta información. El almacenaje de los datos para cumplir los 4 años que estipula la ley es mucho más sencillo. 

Preguntas frecuentes sobre el control horario laboral online

A continuación, te contestamos las principales dudas que surgen respecto al control horario laboral online. 

¿Cómo puede registrarse el control horario laboral online en el teletrabajo?

Actualmente, existen muchas soluciones para el registro horario online, como por ejemplo, el fichaje vía app y online, lo que facilita al trabajador dicha gestión y a la empresa el cumplimiento normativo, de forma ágil y sencilla. También existen en el mercado software y aplicaciones de gestión de turnos de trabajo que integran la información, gestionando de forma rápida y sencilla los datos registrados. 

¿A qué obliga la normativa del control horario?

  • Las empresas deben registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada laboral de todos los empleados. 
  • Estos registros de control horario laboral online se deben almacenar durante 4 años y estarán a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y de la ITSS.
  • Se debe documentar y organizar el registro mediante negociación colectiva o acuerdo. 

¿Los retrasos en los fichajes de entrada y salida afectan a la nómina del trabajador?

La sentencia SAN, Sala de lo Social, de 20 de junio de 2019, número 82/2019 establece que la empresa puede aplicar descuentos en estos casos e incluso sanciones porque no existe un derecho del trabajador a que su jornada, una vez fijada, se redistribuya por retrasos injustificados. 

¿En caso de no haber registro horario laboral online puede declararse un contrato a tiempo completo?

Con respecto a lo que establece el ET en el artículo 12.6 si no se cumple con la obligación de registro, el contrato “se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios”.

 

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