Una de las grandes bases de una empresa es la gestión de sus finanzas, un correcto manejo de sus gastos es clave para mantenerse en pie y en camino hacia sus objetivos. Para ello, deben mantener un registro contable, basado em una gestión de gastos muy minuciosa y que siempre representaba un reto cuando se hacía de forma manual.
Hoy en día, los contables tienen a su disposición los avances de la tecnología para llevar a cabo este trabajo sin dejar nada por fuera y sin poner en riesgo el balance de la empresa, gestionando de la forma más óptima posible los ingresos de la misma.
Se trata de una nueva forma de administración de gastos inteligente y automatizada que es realiza a través de programas, sistemas, aplicaciones y softwares digitales, facilitando el registro, análisis, seguimiento y organización de las finanzas de la empresa.
La importancia de la tecnología dentro de la gestión de gastos de una empresa
La intervención de la tecnología dentro de la administración financiera de las empresas no es una cuestión que pasa desapercibida, de hecho, tiene un gran peso e importancia. Esta aporta un valor añadido de gran significado a esta labor. Kairos, expertos en el uso de tecnología para la gestión de empresas nos hablan sobre ello a continuación.
La tecnología para la gestión de gastos se trata del uso de herramientas, programas y aplicaciones para registrar, controlar y analizar los gastos en las empresas. El objetivo de estos instrumentos tecnológicos es automatizar y presentar las finanzas corporativas para su lectura, clasificación y corrección.
Permiten conocer el importe, la naturaleza –si son viáticos, proveedores, compra de materia prima, sueldos y salarios de empleados, los servicios básicos, etc. –, su estado –si se encuentran canceladas, por pagar o en tránsito– y de qué manera impactan en las finanzas globales.
Todas estas funciones a través de una sola plataforma que se puede manipular de forma sencilla y sin gran capacitación, por cualquier miembro de la empresa, desde cualquier dispositivo inteligente, en donde sea que se encuentre, siempre que cuente con una conexión a internet.
Esto debido a que este tipo de programas siempre vienen aliados a los ERP, que son los software empresariales de gastos que gestionan los movimientos de las empresas. De esta forma, se pueden unificar todos los gastos de manera detallada, como las nóminas y clientes, aportando más de una ventaja a quienes implanten este sistema.
El valor añadido de la tecnología para la gestión de gastos en empresas
Continuando con las muchas ventajas que nos aporta la tecnología dentro de la administración de gastos empresarial, Kairos nos comenta cuales son:
- Registro contable
La tecnología permite revolucionar el departamento y las labores del registro contable digitalizando sus labores y herramientas y optimizando sus resultados.
Así, lo programas tecnológicos sustituyen los medios convencionales de registro, como los libros contables y los empleados ahora pasan a realizar la actualización de los movimientos de carga pasiva, como las facturas a proveedores, compras en tiendas, viáticos, sueldos y salarios a empleados, etc., en vez de hacerlo de forma manual.
Esto es especialmente bueno porque los registros hechos de forma manual representan un riesgo para las empresas debido al factor del error humano, en donde un error con un simple numero puede convertirse en una diferencia de miles de euros en balance. Eso sin contar, los fraudes financieros que comenten algunos profesionales en el rubro e incluso también está la mala administración de las finanzas de la empresa.
Por su parte, la tecnología, exacta y confiable, evita la comisión de errores y la manipulación de los datos reales.
- Automatizar y digitalizar
Automatización significa aplicar tecnología e integrar sistemas para sustituir procesos manuales. En otras palabras, que los registros y actividades contables ya no se realizan de forma manual sino de forma automática a través de los programas especializados.
De esta forma, se evita caer en procesos tediosos y la labor del humano, quien sigue siendo necesario, pero que ahora puede automatizar las actividades rutinarias y más sencillas y centrar su concentración en labores de mayor importancia.
En cuanto a la digitalización, consiste en el almacenamiento de gastos y datos en herramientas tecnológicas. De esta forma, cuando mantenemos nuestra información contable y financiera en softwares, ahorramos en espacio físico de almacenamiento, en tiempo, al querer encontrar la información necesaria, y en practicidad, ya que la información queda en la nube a la disposición de cualquier trabajador con acceso desde cualquier dispositivo y lugar.
- Conocer la situación real de la empresa
La tecnología permite tener la información ordenada, controlada y actualizada al día y a la disposición de todos, incluso elaborando informes de rendimiento basados en datos reales recogidos por el sistema y a los cuales se puede acceder en tiempo real. De esta manera, cada vez que se necesite se puede conocer la realidad financiera de la empresa con exactitud y fiabilidad, de forma que se puedan tomar las medidas necesarias para mejorarla, continuarla o atajar posibles pérdidas y bancarrotas.
Puedes acceder a balances de gastos, facturas, comprobantes y el registro de la actividad económica de la empresa, toda centralizada en un solo programa, y que te permite analizar la misma para su optimización y la toma de decisiones empresarial.
- Ahorro de tiempo y dinero
Uno de los valores añadidos de la tecnología para la gestión de gastos en empresas más evidente, es el ahorro de tiempo.
Suede que antes, cuando todas estas operaciones se hacían de forma manual, las labores solían tomar mucho tiempo, mientras que la tecnología permite hacerlo todo en cuestión de minutos.
Por otro lado, también se da un ahorro en material físico para el ddesempeño de estas actividades, que representa un ahorro en activo para la empresa, por ejemplo, al no tener que invertir en papel y hojas de cálculo, por mencionar algunos.
- Se eliminan las fugas de capital
La tecnología nos permite controlar mucho mejor la comisión de gastos innecesarios y tomar medidas en dichos casos que nos permita evitar la fuga de nuestro capital.
- Mejor visibilidad de las operaciones
Este tipo de plataformas están diseñadas para ofrecer la información que contiene en ellas de una forma de fácil acceso, con mejor visibilidad y con unas funciones de acceso muy intuitivas y sencillas. De esta forma es más fácil acceder a los datos registrados, analizarlos y manipularlos.
- Comprobación de gastos
Las soluciones digitales permiten terminar con los gastos no comprobables e innecesarios y se tiene un mayor control de los gastos diarios Incluso, nos permite clasificarlos y analizarlos de forma automática y en cuestión de minutos, de forma que podamos controlar los errores en el balance, los gastos innecesarios y las fugas de capital.
- Utiliza la nube para ahorrar recursos
Estos programas se basan en la nube para almacenar todos sus datos y funciones. La nube permite ganar en efectividad, competitividad y eficiencia, ya que puedes acceder a tus aplicaciones y archivos de una manera rápida y sencilla, desde cualquier dispositivo y cualquier parte, solo con una conexión a internet.
Esto, primero, como comentamos en un punto anterior, permite reducir el espacio físico (y el coste del mismo) que necesitábamos antes para almacenar archivos de archivos con cientos de documentos. Además de los gastos en el personal que debía clasificarlo, actualizarlo, eliminarlo. Incluso, ya el tiempo que se invertía en buscar un solo archivo en estos espacios de almacenamiento ha quedado como un mal recuerdo gracias a la inclusión de la nube.
De hecho, otra de las ventajas es que si nuestro negocio crece, basta con expandir nuestro espacio en la nube, no tenemos que pensar en alquilar espacios más amplios y hacer la mudanza de todos nuestros archivos como se hacía antes.
Incluso, si pasa lo contrario y debemos reducir costos, solo basta con reducir nuestras funcionalidades en al nube a las más imprescindible. Podemos hacer los cambios que queramos solo con apretar un par de botones.
Así, como ves, son muchas las ventajas que nos ofrece la inclusión de la nube. Quizá, las limitaciones serían en términos de costos y gasto eléctrico.
El costo de un programa de gestión financiera
Por supuesto, un programa que se encargue de semejante tarea tan importante para las empresas y que gestione con tanta exactitud y fiabilidad tantas tareas administrativas y financieras tiene un costo. Muchos de estos programas exigen una inversión inicial importante, además de la compra de equipos para su manejo si no se contaba con ellos, el pago de la capacitación del personal que lo va a utilizar (por muy corta y sencilla que esta sea) y la actualización que a veces necesitan estos programas. No obstante, es un gastos que verás recompensado en rendimiento y productividad.
Los programas de gestión empresarial y su efecto en la factura mensual
Cuando se trata de la factura mensual todo cuenta. Sucede que las TI son justamente eso, herramientas tecnológicas, para funcionar necesitan de un cierto consumo eléctrico. De hecho, el 35 % del gasto eléctrico de una organización o negocio proviene del equipamiento TI.
No obstante, para reducir el gasto podemos adquirir equipos más eficientes, monitorizar nuestro consumo eléctrico y apostar por softwares eficientes que consuma menos recursos.
