Aunque no asociemos a los letrados con la tecnología, los abogados disponen de programas de gestión diseñados exclusivamente para ellos. La imagen que nos viene a la mente cuando pensamos en un abogado, se aleja totalmente de los ordenadores, los grandes avances tecnológicos y las aplicaciones móviles. Lo que acude a nuestra mente es una persona sobria, vestida formalmente y rodeada de libros y papeles, al tiempo que no deja el teléfono. Los tiempos han cambiado y lo han hecho para todos. Abogados incluidos.
Ahora puedes citarte con un letrado en cualquier lugar, sin necesidad de acudir al despacho. Conocerlo directamente en las puertas del juzgado, antes de que se inicie el juicio y verlo vestido de sport, calzando deportivas, bajo la toga. Esta es la imagen del abogado actual, por lo que, siendo así, no es de extrañar que cuenten con todo tipo de avances tecnológicos para desempeñar sus funciones. Uno de esos avances lo encontramos en las aplicaciones y programas de gestión desarrollados en exclusiva para el sector de la abogacía.
Quizá para un abogado particular, no sea tan importante contar con un buen programa de gestión. Sin embargo, en el caso de los grandes bufetes o despachos con varios abogados, resulta de lo más interesante. Tanto que se ha vuelto imprescindible para muchos de ellos. De hecho, así lo afirman desde Abogados Santander, abogados de derecho penal en Santander, que no dudan a la hora de alabar este tipo de software, dado que permite gestionar el despacho con mayor facilidad.
Gestionar un despacho de abogados no resulta tan sencillo como puede parecer. Hay que realizar un seguimiento exhaustivo de los casos, coordinar a los miembros del equipo, cumplir con los plazos establecidos por la ley y, ofrecer un servicio de calidad a los clientes. Todo esto puede resultar abrumador sin una buena gestión, razón por la cual, disponer de un software de gestión para despacho de abogados, resulta esencial.
El día a día de un abogado
Si algo hace un abogado es trabajar. Trabajan de forma constante y se encuentra con montañas de papeles de todo tipo: contratos, sentencias, notificaciones, avisos…. Documentos que deben encontrarse perfectamente colocados y accesibles en todo momento. A esta montaña de papeles, se suman los plazos que tiene cada documento, recordar las fechas límite de cada uno, resulta complicado. Máxime cuando hay que tener a los clientes informados y satisfechos, tarea más que complicada. Además, hay que añadir la gestión económica de todo lo relativo al despacho: facturas, gastos, impuestos… y, por supuesto las tareas administrativas.
Todo tipo de tareas de gestión que antes, se llevaban en agendas y cuadernos, pero ahora, se pueden llevar a cabo con un programa de gestión. Esto simplifica mucho la vida en los despachos de abogados.
Un software de gestión es, como ya sabemos, una herramienta diseñada específicamente con una finalidad: facilitar la organización y administración de una empresa. En este caso particular, de un despacho de abogados. Se trata de un tipo de programa que permite llevar a cabo todo tipo de gestiones relacionadas, desde los casos y los expedientes hasta la facturación, el seguimiento de las tareas y la comunicación con los clientes.
Muchos de los programas de esta categoría, incluyen herramientas de análisis que ayudan a los abogados a que tomen unas mejores y más informadas decisiones, basándose en datos concretos. Por lo que se trata de algo más que una simple herramienta tecnológica. Este programa de gestión jurídico, establece una nueva metodología de trabajo, con mayor eficiencia y control, por lo que se ha convertido en uno de los mejores aliados del gremio. Sobre todo en aquellos despachos que buscan la optimización de su operativa diaria, para ofrecer un servicio al cliente más eficaz.
De todo esto se deduce que los programas de gestión para despachos de abogados, resultan de lo más ventajosos y aportan numerosos beneficios. Uno de los principales no es otro que la optimización del tiempo. Muchas de las tareas administrativas que antes necesitaba horas y horas de trabajo, como la gestión de los expedientes o la facturación, se completan en tan solo unos pocos minutos.
Con este tipo de programas no hay porque malgastar tiempo en la creación de escritos o documentos, ni enviar recordatorias. Permite la automatización de muchas de estas tareas que antes, se llevaban a cabo de forma manual, con lo que al mismo tiempo, se minimiza el riesgo de error. Contar con un software, es indispensable sobre todo si se cuenta con un equipo de trabajo, permitiendo trabajar de forma coordinada y eficaz, entre todos.
El mundo jurídico cuenta en la actualidad con herramientas diseñadas para maximizar la productividad y precisión en el trabajo. Como ya hemos comentando, con un programa específico, se puede llevar a cabo desde la gestión documental hasta la facturación, con el añadido de que permite realizar desde un mismo punto de acceso, consultas relativas a la normativa y la jurisprudencia. Lo que demuestra que los abogados también necesitan este tipo de herramientas para desempeñar sus funciones con mayor celeridad.
La información es poder
En cualquier ámbito, campo o sector, incluyendo la vida cotidiana, la información es poder. Sin lugar a dudas. Pero en el caso de los abogados, esta realidad cobra mayor relevancia si cabe. Tener toda la información relevante y necesaria en un mismo lugar, facilita de forma notable la organización diaria del despacho y el trabajo de todos. Con este tipo de programas, diseñado exclusivamente para abogados y procuradores, se tiene acceso a toda la documentación y expedientes, comunicaciones y demás información, desde una única plataforma. Los datos se almacenan en la nube, de tal manera que se permite a los abogados un acceso desde cualquier lugar, en cualquier momento. Siempre de forma remota si es necesario. Contando con un sistema de etiquetas y categorías que facilitan la búsqueda de cualquier documento.
Todo esto índice en una mejora de la comunicación con los clientes. En este sentido, una comunicación clara, periódica y adecuada con los clientes, resulta esencial para que el despacho tenga el éxito deseado. Con estos programas, esta tarea se facilita, puesto que proporciona una base de datos actualizada de todos los clientes, con un registro claro y detallado de las interacciones, facilitando la transparencia, la comunicación y una mejora de la relación abogado-cliente.
Algunas herramientas permiten que los propios clientes, tengan acceso a la información correspondiente a su caso, para que puedan llevar a cabo un seguimiento en tiempo real. Sin duda, un valor añadido al servicio ofrecido por el abogado o su despacho.
Respecto a los plazos y su debido cumplimiento, todos sabemos que es fundamental. Un retraso puede acarrear consecuencias de gravedad para el cliente y, por consiguiente, para el despacho. Con los programas de gestión, se pueden programar recordatorios, asignar tareas al equipo y efectuar un seguimiento del progreso de cada caso.
Por otro lado, las herramientas de gestión para abogados, ofrecen módulos especializados para conectar con LexNET y la tasación de costas. Esto facilita las tareas específicas concernientes al entorno jurídico de nuestro país. Siendo el más destacado el citado módulo de conexión con LexNET, la plataforma con la que cuenta en Ministerio de Justicia y, permite la comunicación electrónica entre los diferentes órganos judiciales y los profesionales como abogados y procuradores.
Con este tipo de módulo se automatiza y simplifica el proceso de envío y recepción de los documentos judiciales, lo que garantiza que todas las comunicaciones se hagan de forma segura y en cumplimiento de los plazos.
Otro de los módulos que ofrecen gran utilidad son los de tasación de costas judiciales. Esta función permite a los abogados y procuradores que hagan el cálculo preciso de las costas procesales. De manera que se asegura el cumplimiento de todos los requisitos legales, evitando errores que pueden resultar perjudiciales para los clientes.
Adelantábamos anteriormente que este tipo de programas, permite tomar decisiones informadas basadas en datos. En la era de la información, la realidad nos dice que tomar decisiones basadas en datos, constituye una ventaja competitiva que no se puede obviar. Un buen programa de gestión, captura los datos del trabajo diario y, ofrece herramientas de análisis que hacen posible llevar a cabo una evaluación del rendimiento del despacho, identificar las áreas de mejora y tomar decisiones informadas. Este matiz, puede marcar la diferencia entre un despacho que avanza y uno que sobrevive.
En resumen, contar con este tipo de programas de gestión, resulta esencial para el buen funcionamiento de un despacho de abogados. A la hora de elegir uno, conviene tener en cuenta aspectos tales como las necesidades del despacho, por lo que conviene analizar las mismas e identificar los desafíos a los que se enfrenta el despacho. Además hay que tener en cuenta la facilidad de uso, mejor si es intuitivo y fácil de usar u ofrece formación para su uso. También resulta fundamental conocer la compatibilidad que ofrece para conectarse con otras herramientas como Google Calendar, Word o la citada LexNET, siempre cumpliendo los estándares de seguridad necesarios para que la información confidencial y los clientes, estén protegidos.
Poco más podemos añadir respecto a los programas de gestión para despachos de abogados. Solo hay que encontrar el que mejor se adapte a cada uno.
