Cuando alguien se pone a cargo de una empresa o la funda, uno de los principales propósitos que debe tener en la cabeza no es solamente vender sus productos o servicios, sino que también debe estar al tanto de todo lo que sea necesario para optimizar todos los procesos, de tal modo que alcancen la eficacia y la eficiencia que se espera de ellos. Eso puede tener una influencia muy grande en el conjunto de beneficios que la empresa pueda conseguir a final de cada ejercicio. Y ya sabemos que de esos beneficios son de los que se nutre una entidad para continuar con su trabajo.
Desde hace tiempo, han sido miles de empresarios y empresarias quienes han visto en la tecnología una herramienta idónea para conseguir esa mejora de la productividad. Al igual que en una fábrica, en un trabajo de oficina también se puede echar mano de la tecnología para conseguir avances en materia de eficiencia, sobre todo si nos permite deshacernos de algunos de los procesos que, tradicionalmente, han estado ligados al papel o si, por otro lado, nos permiten reducir el tiempo que pasamos cada jornada buscando documentos.
Precisamente de eso último vamos a hablar a lo largo de todo este artículo. La búsqueda de documentos en el ordenador se ha convertido en una de las tareas en las que los trabajadores y trabajadoras de oficina más tiempo invierten en España. Y eso frena la ejecución de otros trabajos que se podrían desempeñar de una manera mucho más rápida si existiera una perfecta organización de las carpetas y los documentos en ese PC o si tuviéramos un software que hiciera ese trabajo por nosotros y nosotras. La verdad es que es realmente necesario hablar de este tema porque puede permitir que las plantillas de las empresas aprovechen más las ocho horas que dedican cada día a su empleo.
En una noticia publicada en la página web del diario El Economista se indicaba que el tiempo que perdemos buscando documentos es aproximadamente la mitad de una jornada laboral en un trabajador medio. La verdad es que el simple dato asusta y da pie a una profunda reflexión entre las personas que se encuentran al cargo de una empresa, unas personas que han encontrado en el avance de diferentes softwares una manera de conseguir ese repunte de la eficiencia que tan necesario es para cualquier entidad.
Hay otros medios que manejan otro tipo de datos. Un ejemplo es el que os ponemos a continuación y que proviene de la página web RRHH Digital. Según ella, el tiempo que invierten los empleados y empleadas en la búsqueda de documentos cada día es de 67 minutos, no de casi media jornada, como apuntaba la noticia de El Economista. No obstante, y aunque fuera cierto que es poco más de una hora al día lo que dedicamos a buscar documentos en el ordenador, sigue siendo demasiado y continúa siendo necesario, por tanto, que se tecnologice ese ámbito para poder dedicar más tiempo a otros asuntos.
La gestión documental ya se ha convertido en uno de los aspectos más necesitados y mejor valorados por parte de un importante porcentaje de los empresarios y empresarias de este país. Así nos lo han hecho saber desde Gitdoc, expertos en custodia de archivos, cuyos profesionales aseguran que la demanda de un software o de servicios ligados a este campo se ha incrementado en más de un 200% en los últimos cinco años. Se trata, sin duda, de una de las mejores ventajas que nos está proporcionando la tecnología y uno de los motivos por los cuales la rentabilidad de muchas empresas españolas se encuentra al alza.
Un avance ideal para salir de la crisis
La gestión documental viene generando beneficios para las empresas desde hace tiempo. Algunas entidades ya sacaron partido de ellas para salir de la crisis económica iniciada en 2008 y que se extendió hasta mediados de la década pasada. Y otras han utilizado estos mismos medios para dejar atrás todas las complicaciones surgidas a raíz de la crisis del coronavirus, que como sabéis ha tenido una incidencia bastante grande sobre un número muy alto de empresas en este país y de otros tantos países.
Desde luego, una cosa está clara: la gestión documental es uno de los avances tecnológicos con los que más agradecida se encuentra la sociedad actual. A fin de cuentas, no solo para una empresa es idónea. También lo es para el empleado o empleada que usa esa gestión documental, que no se tiene que quebrar la cabeza en la búsqueda de un documento que antes podía tener ubicado en cualquiera de los millones de carpetas que existen dentro de un equipo. Ya ha quedado claro que todo el mundo sale ganando con esto.